依頼書テンプレート｜社内向けの基本項目と記入例

依頼書テンプレート｜社内向けの基本項目と記入例

依頼書には、誰が誰に、何のために、何を、いつまでに、どの形で仕上げてほしいかを書きます。社内の仕事を頼む場合は、依頼の背景、対象範囲、成果物、希望期限、回答してほしい日、確認先をそろえると、受け手が対応できるか判断しやすくなります。

希望期限は、相手が了承した期限とは別です。以下のひな形で依頼内容を整理し、受け手と範囲や日程を確かめた後に、合意した内容を更新しましょう。

依頼書は、受け手が「何を引き受けるか」判断できる形にする

「案内資料を更新してください」だけでは、文章の修正なのか、デザインの変更なのか、配布まで含むのか分かりません。依頼する作業と対象外を分け、終わったときに何を受け取るかを具体化します。

背景も一言添えましょう。「内容が古いので」より、「担当窓口が変わったため、次回の社内配布前に連絡先欄を更新したい」と書くと、どの部分を優先するか伝わります。Qiita Team公式の依頼書解説でも、目的、依頼内容、日程を具体化する考え方が紹介されています。

ただし、詳しく書くことと、相手が受けられることは別です。依頼書を送った時点で、相手の予定や責任範囲が確定するわけではありません。情報が足りない場合、日程が合わない場合、対象外の場合にどう返答するかも、確認できる形にします。

会議で依頼が生まれたなら、議事録の決定事項と次の行動を参照し、決まった範囲を確かめてから依頼書へ移します。会議中の提案を、そのまま正式な依頼として扱わないようにしましょう。

社内向け依頼書に入れる基本項目

書式を整える前に、受け手が判断するための情報をそろえます。社内に指定様式がある場合は、その欄へ合わせてください。毎回同じ情報は参照先を示し、同じ説明を複数の場所へ増やしすぎないようにします。

「至急」「いつもの形式」といった言葉は、必要な日や具体的な形式へ置き換えます。分からない値を埋めるために推測せず、「確認待ち」と書き、誰に確認するかを添えてください。

コピーして使える依頼書テンプレート

次の様式は、文書や表計算へコピーして使えます。形式的な挨拶を増やすより、件名から作業内容と条件へたどれる形にしてみてください。依頼の種類によって、不要な欄は減らします。

件名：
作成日：
依頼元（部署・担当・連絡方法）：
依頼先（部署・担当または受付窓口）：

1. 依頼の背景・目的：
2. 依頼する作業・対象範囲：
3. 今回含めない作業：
4. 希望する成果物・受渡し方法：
5. 希望期限・その理由：
6. 回答希望日（対応可否や条件を返してほしい日）：
7. 参考資料の名前・正本の場所：
8. 質問先・内容の確認担当：

受け手との確認欄（確認前は未定とする）
- 対応可否・追加で必要な情報：
- 合意した作業範囲・期限：
- 当初の依頼から変わった点：
- 確認日・確認した担当：

依頼内容が複数あるときは、作業ごとの行へ分けます。文章修正と印刷手配を一つの「資料更新」にまとめると、どちらが受け手の担当か分からなくなります。依頼先が異なる場合は、窓口と担当範囲を確認しましょう。

また、依頼者が書く欄と、受け手との確認後に書く欄は分けます。確認前の合意期限を希望期限で埋めると、相手が約束した日と誤解されるおそれがあります。空欄ではなく「未確認」と記す方法もあります。

記入例：社内案内資料の連絡先を更新してもらう

以下は、書き方を示す架空の例です。日付、担当、資料名、作業範囲は編集上の設定で、実際の依頼や作業実績ではありません。

この例では、資料のどこを変えるか、何を受け取るか、どこまで頼んでいないかが分かります。依頼先を個人名で決められない場合も、推測で担当者を割り当てず、指定窓口へ確認します。

送付時の短い文面なら、「案内資料の窓口欄更新をお願いします。対象と変更点は依頼書にまとめました。11月12日までに、対応可否と不足情報をご確認いただけると助かります」のように、依頼と返答してほしいことを分けられます。丁寧さのために、必要な条件を曖昧にしないことが大切です。

希望期限、回答希望日、合意期限を分ける

日程の欄は、意味が混ざりやすい場所です。希望期限は依頼者が望む作業の完了日、回答希望日は対応可否や条件について返答してほしい日、合意期限は受け手と確認できた期限です。同じ日付になる場合もありますが、確認の段階は違います。

たとえば受け手から「11月24日なら対応可能」と返答があった場合、依頼者だけで希望日を上書きせず、配布予定との関係を確かめます。日程を合意できたら、元の希望と合意後の期限、確認日を残します。条件が合わなければ、範囲を減らすか、別の予定を検討します。

同じ依頼に追加作業が生まれた場合も、「ついでに」と混ぜず、対象、成果物、日程が変わるかを確認します。変更前の依頼を受けた人が、後から増えた作業まで了承したとは扱いません。

受け手の返答は、条件が分かる形で残す

返答を受けたら、「対応できます」という一言だけでなく、対象範囲、対応できる日、先に必要な情報を依頼内容と照らします。追加確認が必要な返答を、無条件の受諾と扱わないことが大切です。

同じ架空例で「窓口欄の修正なら11月24日に対応可能。変更一覧の確定が必要」と返答があったなら、確認する点は二つです。配布予定を変えてもよいか、変更一覧をいつ確定できるかを関係者と確かめます。合意できた範囲と期限を更新し、印刷や配布が対象外であることも維持します。

依頼先が違うという返答なら、正しい窓口を確認してから依頼し直します。確認していない別担当者へ自動で移されたことにはせず、誰が次に連絡するかを残しましょう。

送る前に、資料と確認の流れをそろえる

依頼書を読み返すときは、受け手が参考資料を開けるか、変更点の根拠が分かるか、質問先が明確かを確認します。資料名だけでは似た版を開くこともあるため、正本の保管場所と更新日を添えると判断しやすくなります。

参照先を伝えるために、パスワードや認証コードを依頼書へ書く必要はありません。閲覧できない場合は、社内で認められたアクセス申請の方法を使います。個人情報や社外秘の資料は、相手が必要とする範囲と共有先を確認してください。

依頼後は、受付、条件確認、受諾、着手、成果物の受領、内容確認を区別します。すべての依頼に同じ段階が必要とは限りませんが、何をもって完了にするかを最初にそろえておくと、受け取っただけの資料を確認済みと扱わずに済みます。

FORMLOVAで社内依頼の情報を同じ欄で集める

複数の部署から依頼を受けるなら、目的、範囲、成果物、日程を同じ欄で集める方法があります。全体の作り方はフォーム作成ガイドで確認できます。

対応するAIチャットへFORMLOVAを接続したら、次の依頼文で未公開の下書きを作れます。

社内の資料更新依頼を受け付けるフォームを、未公開の下書きとして作ってください。件名、依頼元、目的、対象資料、作業範囲、今回含めない作業、成果物、希望期限と理由、回答希望日、参考資料の場所、質問先を分けます。希望期限は受け手が了承した期限ではないと説明してください。添付やパスワードの入力は使いません。公開、通知、依頼の受諾、担当割当、作業の実行は行わないでください。

これは依頼文の例で、実際の社内依頼を処理した結果ではありません。フォームの質問項目と入力形式と照らし、上の架空例で希望期限と回答希望日が別々に入力できるか、対象外の範囲を伝えられるか確認します。

フォームへの提出は、依頼情報の受付です。依頼先が受諾したこと、作業が始まったこと、成果物が確認済みであることは別途確かめます。ファイル添付や自動リマインドは、ここで紹介する無料範囲には含めていません。

よくある質問

メール本文と依頼書はどう使い分けますか？

短い依頼ならメール本文に同じ項目をまとめる方法があります。対象や条件が多い場合は、文書やフォームに整理し、メールでは件名、依頼の要点、回答希望日と参照先を伝えます。複数の版があるときは正本を決めましょう。

希望期限がまだ決まっていない場合は？

未定と記し、何を確認すれば決められるかを書きます。「期限なし」とは区別してください。受け手へ都合を聞く場合は、必要になる時期や依存する作業を伝えると相談しやすくなります。

担当者が交代するときも依頼書だけで足りますか？

依頼書は個別の仕事の条件を伝えるものです。担当業務そのものを渡す場合は、引継ぎ書テンプレートで通常手順、資料の場所、未完了事項を別に整理できます。

執筆・確認情報

筆者はFORMLOVAを開発しています。2026年11月6日に現行の料金定義とフォーム作成・回答収集の仕様を確認しました。様式、資料更新例、依頼文、図は独自の編集提案です。実際の依頼受諾、作業実行、内容承認の事例ではありません。社内の指定様式と担当範囲・共有の手順に合わせて使ってください。見積、修理、返金、発注、支払、契約などの専用書類や法的な効力の判断は対象外です。