イベント定員とキャンセル待ち管理
イベントFree
説明
イベント定員とキャンセル待ち管理は、フォーム送信後の回答を起点に、確認、分類、通知、記録、フォローアップを一つの流れとして扱うFORMLOVA公式ワークフローです。対象回答と利用条件をAIチャットで確認し、次の対応を進めます。
3ステップ
- 1
新規回答を確認
フォームの定員・受付条件と利用者が確認した待機情報を確認します。待機行を回答データとは扱いません。
- 2
次の対応を判定
回答内容、スコア、日時、カテゴリから次に必要な処理を決めます。
- 3
運用に反映
権限・対象・文面を確認して実行し、実行結果と予定を区別します。業務タグ・メモは既存内容を保持して追記します。
プロンプト例
目的: イベント申込の定員到達時に、受付中、キャンセル待ち、受付停止を正しく切り替える。
使う項目: 回答者メールアドレス、回答内容、実施日時。回答内容から申込人数と希望枠を確認する。
条件: 定員内なら受付確定、定員超過ならキャンセル待ち、受付終了日時を過ぎていれば受付停止にする。
実行: get_form で定員、受付期限、現在の受付設定を確認し、必要なら利用者が確認した受付条件で update_form と set_waitlist を設定する。定員は同一フォームの回答件数を基準とするため、複数人数・複数枠の空きを推測で確定しない。ネイティブ待機者は回答IDを持たず、get_responses の回答一覧では取得できないので、reply_to_respondent や update_response の対象にしない。待機者への繰上げ案内は設定済みのネイティブ待機リスト機構が空き枠と期限に応じて行う。既存の回答IDを確認できた通常申込者への個別連絡だけ reply_to_respondent を使い、確認済みの業務タグを回答に追記する。
実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。
記録: update_response のstatusは new / in_progress / resolved / spam のみ。新規の未完了回答を扱うときは status="in_progress" とし、既存のresolved/spamを勝手に戻さず、対応完了を確認したときだけresolvedにする。業務タグやnotesの更新直前に search_responses で既存値を取得する。tagsは既存タグと追記分を重複除去した全配列(20件以内・各50文字以内)、notesは既存内容を保持して追記した全文を渡す。取得できない・上限を超える場合は上書きせず確認する。予定・下書きと実行結果を分け、送信・保存・参加を確認前に完了扱いしない。
自分用
- ステップ
- 3ステップ
- 必要なプラン
- Free
- 必要な連携
- FORMLOVA
このワークフローが解決すること
フォーム回答が届いても、定員に近づいた申込フォームでキャンセル待ちと受付停止を管理する作業が人の確認待ちになり、対応漏れや遅れが起きやすくなります。
向いているケース
- セミナー運営
- イベント申込管理
実行後の状態
実行条件を確認してプロンプトを実行すると、定員に近づいた申込フォームでキャンセル待ちと受付停止を管理する状態になり、担当者は次に見るべき対応だけを確認できます。
設定メモ
- AIクライアントにFORMLOVA MCPを接続し、対象フォームの回答を読む権限と更新する権限を確認します。
- 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。
- 回答確認・整理と通常の個別返信を使う範囲はFreeで利用できます。AIクライアントと外部サービスの利用条件は別途確認します。
- 業務ラベルはstatusに入れません。更新直前に既存tags/notesを取得し、タグ20件・各50文字以内で既存値を保持して追記します。取得不可・上限超過は確認待ちにします。
- ネイティブ待機リストの行は回答IDを持ちません。共通枠の空きと期限を扱う繰上げ機構と、既存回答IDへの通常返信を区別します。待機者の送信・承諾結果は利用者が確認した記録で確かめます。
よくある質問
既存フォームでも使えますか?
使えます。既存フォームの回答項目を見ながら、必要なスロットに対応するフィールドを選べば運用できます。
背景を読む
ウェビナー申込み管理ガイド -- 申込管理・確認メール・リマインド・フォロー設計ウェビナー申込み管理・ウェビナー申込管理を、申込フォーム、確認メール、リマインド、参加者リスト、欠席者フォローで整理します。Workflow Placeから公式レシピを見つけてチャットで設定する方法FORMLOVAのWorkflow Placeで公式ワークフローレシピを見つけ、プロンプトをコピーしてフォーム回答後の運用をチャットから設定する方法を紹介します。フォーム自動化の始め方 -- 自動返信・振り分け・Sheets連携・MCP運用のまとめフォーム自動化を、AIワークフロー、営業自動化、自動返信、通知、振り分け、ステータス管理、Sheets連携、MCP運用まで整理します。
