ウェビナーの参加者管理は、5つのフェーズに分かれます。
| フェーズ | やること | 手作業の落とし穴 |
|---|---|---|
| 申込 | フォーム作成、定員管理 | 定員超過、項目不足 |
| 確認 | 申込完了メールの送信 | 送り忘れ、URL記載漏れ |
| リマインド | 開催前の出席促進 | タイミングのばらつき、手動送信の負荷 |
| 当日 | 参加者リストの準備 | CSVの手動整形、最新データとの乖離 |
| フォロー | アンケート送付、個別フォロー | 全員一律の対応、ホットリードの見逃し |
Zoom や Teams などの配信ツールにも登録管理や確認メールの機能はあります。ただし、項目のカスタマイズ、回答内容に基づく条件分岐、参加動機別のフォローアップまでやろうとすると、配信ツールの標準機能だけでは足りなくなります。
FORMLOVAは、この「参加者管理」の部分を担うサービスです。配信ツールと併用する前提で、申込の受付からフォローアップまでをチャットで設定できます。
| 役割 | 担当 |
|---|---|
| 配信（映像・音声・画面共有） | Zoom / Teams / Google Meet 等 |
| 参加者管理（申込・確認・リマインド・フォロー） | FORMLOVA |
この記事では、ウェビナー1回分の参加者管理を最初から最後まで通して見ていきます。
ウェビナー申込フォームを作る
まず最初にやるのは、参加者が申し込むためのフォームを作ることです。FORMLOVAでは、チャットにやりたいことを伝えるだけでフォームの下書きが作られます。
チャットへの入力例:
ウェビナー申込フォームを作って。名前、メール、会社名、参加動機を入れて。定員50名で。
この一言で、4つの項目を持つフォームが下書きとして作成されます。定員の設定も同時に反映されます。下書きはまだ非公開なので、プレビューで項目を確認してから公開に進めます。
ここで押さえておきたいのは、定員管理の仕組みです。FORMLOVAの定員管理は、申込が送信される瞬間にデータベースレベルで空き枠を確認してから登録する設計になっています。複数の人が同時に申し込んだ場合でも、定員を超えて受け付けてしまうことがありません。この定員管理は無料プランを含む全プランで使えます。
項目の追加や変更は、あとからいくらでも調整できます。「役職も聞きたい」「参加動機をドロップダウンにしたい」といった修正も、チャットで伝えるだけです。
フォームの作り方をもっと詳しく知りたい場合は、ワンショットで下書きする方法を参照してください。
ウェビナー申込の確認メールを自動送信する
フォームを公開したあと、申し込んだ人に「受付完了しました」という確認メールを自動で返すことができます。
チャットへの入力例:
自動返信メールを作って。開催日時と参加用URLを入れてください。
FORMLOVAは件名と本文の骨子をまず提示します。そこから「もう少しカジュアルにして」「英語版も作って」のように短い一言で調整できます。完成したらプレビューで確認し、テスト送信で実際のメールを見てから保存します。
確認メールがあるだけで、申込者の安心感はかなり変わります。「ちゃんと届いたのか」という問い合わせが減るだけでも、運営側の手間が軽くなります。
自動返信メールの設定手順は 自動返信メールを作って調整する方法 で詳しく紹介しています。
注意: 自動返信メールのカスタマイズはスタンダードプラン以上で利用できます。
ウェビナーのリマインドメールで出席率を上げる
ウェビナーの申込者全員が当日参加するとは限りません。申し込んでから開催日まで間が空くと、忘れてしまう人が一定数います。リマインドメールは、この離脱を防ぐための仕組みです。
チャットへの入力例:
前日と当日朝にリマインドメールを送って。
FORMLOVAでは、リマインドのタイミングを自由に設定できます。「3日前と前日の夕方」でも「当日の1時間前だけ」でも対応できます。設定したあとは、指定したタイミングで自動的にメールが送信されます。
リマインドの内容も、確認メールと同じようにチャットで調整できます。「参加用URLをもう一度入れて」「準備物があれば記載して」といった微調整ができます。確認メールにGoogleカレンダーやOutlookカレンダーの登録リンクを含めておくと、リマインド効果がさらに高まります。
あとからタイミングを変更したくなった場合も、チャットで「やっぱり当日の朝にも追加して」と言えば変更できます。
注意: リマインドメールはスタンダードプラン以上で利用できます。
ウェビナー当日の参加者リストを準備する
開催当日、参加者の一覧が必要になる場面は多いです。出席確認、受付リスト、講師への共有など。FORMLOVAでは、回答データをすぐに書き出せます。
チャットへの入力例:
参加者リストをCSVで出して。
この一言で、全回答をCSVファイルとして書き出せます。CSVエクスポートは無料プランを含む全プランで使えます。
継続的に参加者が増えるフォームの場合は、Google Sheetsへの自動連携も便利です。フォームに回答があるたびに、指定したスプレッドシートに自動で行が追加されます。
Google Sheetsに連携して。
Google Sheets連携はスタンダードプラン以上で利用できます。CSVとGoogle Sheetsの違いや設定方法は 回答をCSVで書き出す / Google Sheetsに自動連携する方法 で紹介しています。
ウェビナー後のフォローアップで次のアクションにつなげる
ウェビナーが終わったあとのフォローアップは、参加者管理の中でも一番成果に直結する部分です。理想的には開催後24時間以内にお礼メールを送り、1-2日以内に欠席者にもフォローを入れるのが効果的です。
FORMLOVAでは、参加者全員への一斉メールだけでなく、回答内容に基づいた条件付きメールも送れます。
全員にアンケートを送る
チャットへの入力例:
参加者全員にアンケートフォームのリンクを送って。
これで、申込フォームの回答者全員にメールが配信されます。一斉メール送信はスタンダードプラン以上で利用できます。
条件で絞り込んで送る
申込フォームで集めた情報を使って、送る相手を絞り込めます。
チャットへの入力例:
参加動機が「導入検討」の人だけに、営業チームのカレンダーリンクを送って。
申込時に「参加動機」をドロップダウンや選択肢で聞いておけば、その回答内容で送信先を自動的にフィルタできます。手作業でリストを分けてメールソフトに貼り付ける必要がありません。
欠席者にフォローメールを送る
申込はしたが参加しなかった人へのフォローも重要です。録画の共有や次回の案内を送ることで、関係性を維持できます。
チャットへの入力例:
参加動機が「情報収集」で、かつアンケートに回答していない人に、録画リンクと次回案内を送って。
参加者・欠席者の区別は、アンケート回答の有無や、別途用意した出欠確認フィールドで判断できます。
注意: 条件付きメール送信、一斉メール送信はいずれもスタンダードプラン以上で利用できます。
Workflow Placeのレシピを使う
ここまでの流れを1つずつ手動で設定することもできますが、FORMLOVAには Workflow Place というワークフローレシピの公開ディレクトリがあります。よくある運用パターンがプロンプト付きでまとまっているので、コピーして貼るだけで設定できます。
ウェビナー運営に使えるレシピは3つあります。
最短ウェビナー申込（無料プラン対応）
申込フォームの作成と公開だけに絞ったレシピです。定員管理付きの申込フォームを最短で公開できます。メール機能は含まれないので、無料プランでもそのまま使えます。
イベントリマインド + フォローアップ（スタンダード以上）
official-event-remind-followup
確認メール、リマインドメール、フォローアップメールの3つを一括で設定するレシピです。既にフォームがある場合に、メール周りだけを追加したいときに向いています。
セミナー申込 → リマインド → アンケート（スタンダード以上）
フォーム作成からアンケート送信まで、この記事で紹介した一連の流れをまとめたレシピです。ウェビナー運営を初めてやる場合は、まずこのレシピを試してみるのが一番早いです。
Workflow Placeの使い方は Workflow Placeからレシピを見つけて設定する方法 で詳しく紹介しています。
よくある質問
定員に達したあと、キャンセル待ちは受け付けられますか？
はい。FORMLOVAにはウェイトリスト機能があります。定員に達したフォームに対してキャンセル待ちの受付を設定できます。空きが出た場合の通知も自動で送れます。
有料ウェビナーの参加費を受け取れますか？
プレミアムプランで Stripe Connect を使うと、フォーム送信時に参加費を決済できます。参加者が支払った金額は主催者の Stripe アカウントに入り、手数料は4.6%です。
リマインドメールの送信タイミングは何回まで設定できますか？
回数に制限はありません。「3日前、前日、当日朝」のように複数回を自由に設定できます。
ZoomやTeamsの参加URLをフォームに埋め込めますか？
フォーム自体に埋め込むのではなく、自動返信メールやリマインドメールの本文に参加URLを含める形が一般的です。申込完了後にメールで届くので、参加者はメールから直接アクセスできます。
まとめ
ウェビナーの参加者管理は、申込の受付、確認メール、リマインド、当日リスト、フォローアップという5つのフェーズに分かれます。どれも個別には難しくないのですが、毎回手作業で進めると積み重なって大きな負担になります。
FORMLOVAでは、この5つのフェーズをチャットの会話で設定できます。
| フェーズ | やること | 対応プラン |
|---|---|---|
| 申込 | フォーム作成、定員設定 | 全プラン |
| 確認 | 自動返信メール | スタンダード以上 |
| リマインド | 前日・当日のリマインドメール | スタンダード以上 |
| 当日 | CSV エクスポート / Google Sheets 連携 | CSV: 全プラン / Sheets: スタンダード以上 |
| フォロー | 一斉メール、条件付きメール | スタンダード以上 |
定員管理とCSVエクスポートは無料プランから使えるので、まずは申込フォームの作成から始めてみてください。配信ツールは普段お使いのもの（Zoom、Teams、Google Meetなど）をそのまま使い、参加者管理の部分だけFORMLOVAに任せる形が、一番導入しやすいはずです。
ウェビナー運営の全体像を把握したい場合は ウェビナー申込フォームを作って公開する流れ もあわせて参照してください。
