予約キャンセル待ち連絡

予約・申し込みFree

説明

予約キャンセル待ち連絡は、フォーム送信後の回答を起点に、確認、分類、通知、記録、フォローアップを一つの流れとして扱うFORMLOVA公式ワークフローです。対象回答と利用条件をAIチャットで確認し、次の対応を進めます。

3ステップ

  1. 1

    新規回答を確認

    フォームの定員・受付条件と利用者が確認した待機情報を確認します。待機行を回答データとは扱いません。

  2. 2

    次の対応を判定

    回答内容、スコア、日時、カテゴリから次に必要な処理を決めます。

  3. 3

    運用に反映

    権限・対象・文面を確認して実行し、実行結果と予定を区別します。業務タグ・メモは既存内容を保持して追記します。

プロンプト例

目的: 予約キャンセルが出た時に、キャンセル待ちへ順番に連絡する。 使う項目: 回答者メールアドレス、回答内容、実施日時。回答内容からキャンセル枠、希望枠、優先順位を確認する。 条件: キャンセル枠と同じ希望条件の待機者を上から選び、返信期限を付けて案内する。期限切れなら次の待機者へ進める。 実行: ネイティブ待機リストを使う場合は、同一フォームで扱う共通枠の定員を get_form で確認する。待機リストの有効化とオファー期限は利用者が指定した値で set_waitlist を設定し、成功応答で確認する。空き枠が発生した後の待機順の繰上げ通知と期限切れ処理はネイティブ機構が行い、AIが送信済み・承諾済みと推測しない。待機行には回答IDがなく、get_responses では取得できないため reply_to_respondent や update_response を呼ばない。別途提供された待機順・空き枠から個別案内する場合は、利用者が既存回答IDを照合確認できた候補だけ reply_to_respondent を使う。回答IDがない外部候補にはこの経路で送信せず確認する。複数枠・人数別の割当は別途確認し、ネイティブの共通枠へ混ぜない。 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。 記録: update_response のstatusは new / in_progress / resolved / spam のみ。新規の未完了回答を扱うときは status="in_progress" とし、既存のresolved/spamを勝手に戻さず、対応完了を確認したときだけresolvedにする。業務タグやnotesの更新直前に search_responses で既存値を取得する。tagsは既存タグと追記分を重複除去した全配列(20件以内・各50文字以内)、notesは既存内容を保持して追記した全文を渡す。取得できない・上限を超える場合は上書きせず確認する。予定・下書きと実行結果を分け、送信・保存・参加を確認前に完了扱いしない。

自分用

ステップ
3ステップ
必要なプラン
Free
必要な連携
FORMLOVA

このワークフローが解決すること

フォーム回答が届いても、キャンセルが出た時にキャンセル待ちへ順番に連絡する作業が人の確認待ちになり、対応漏れや遅れが起きやすくなります。

向いているケース

  • 予約受付
  • 有料申込運用

実行後の状態

実行条件を確認してプロンプトを実行すると、キャンセルが出た時にキャンセル待ちへ順番に連絡する状態になり、担当者は次に見るべき対応だけを確認できます。

設定メモ

  • AIクライアントにFORMLOVA MCPを接続し、対象フォームの回答を読む権限と更新する権限を確認します。
  • 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。
  • 回答確認・整理と通常の個別返信を使う範囲はFreeで利用できます。AIクライアントと外部サービスの利用条件は別途確認します。
  • 業務ラベルはstatusに入れません。更新直前に既存tags/notesを取得し、タグ20件・各50文字以内で既存値を保持して追記します。取得不可・上限超過は確認待ちにします。
  • ネイティブ待機リストの行は回答IDを持ちません。共通枠の空きと期限を扱う繰上げ機構と、既存回答IDへの通常返信を区別します。待機者の送信・承諾結果は利用者が確認した記録で確かめます。

よくある質問

既存フォームでも使えますか?

使えます。既存フォームの回答項目を見ながら、必要なスロットに対応するフィールドを選べば運用できます。

背景を読む

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