ウェビナー欠席者フォロー

イベントStandard+

説明

ウェビナー欠席者フォローは、フォーム送信後の回答を起点に、確認、分類、通知、記録、フォローアップを一つの流れとして扱うFORMLOVA公式ワークフローです。対象回答と利用条件をAIチャットで確認し、次の対応を進めます。

3ステップ

  1. 1

    新規回答を確認

    チャット実行時に対象回答と必要な日時・根拠を確認します。不足があれば確認待ちにします。

  2. 2

    次の対応を判定

    回答内容、スコア、日時、カテゴリから次に必要な処理を決めます。

  3. 3

    運用に反映

    権限・対象・文面を確認して実行し、実行結果と予定を区別します。業務タグ・メモは既存内容を保持して追記します。

プロンプト例

目的: ウェビナー欠席者だけを抽出し、録画案内または次回案内を送る。 使う項目: 回答者メールアドレス、回答内容、実施日時。回答内容から参加状況または欠席理由を確認する。 条件: 欠席または未参加なら録画URLと次回日程を案内し、参加済みなら通常フォローから除外する。 実行: 対象フォームの出欠を記録した設問名と値を確認する。その設問で欠席が確認できる場合だけ filter_responses の field_label 条件で対象を確認し、send_filtered_email で録画URL・次回日程・宛先をプレビュー確認して送る。外部出欠記録やtags/notesの値はこのフィルタの設問条件として使えないため、その場合は利用者が欠席と照合確認した回答IDごとに reply_to_respondent で個別返信する。出欠不明を欠席にせず、実送信確認後だけ「欠席フォロー済み」を業務タグにする。 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。 記録: update_response のstatusは new / in_progress / resolved / spam のみ。新規の未完了回答を扱うときは status="in_progress" とし、既存のresolved/spamを勝手に戻さず、対応完了を確認したときだけresolvedにする。業務タグやnotesの更新直前に search_responses で既存値を取得する。tagsは既存タグと追記分を重複除去した全配列(20件以内・各50文字以内)、notesは既存内容を保持して追記した全文を渡す。取得できない・上限を超える場合は上書きせず確認する。予定・下書きと実行結果を分け、送信・保存・参加を確認前に完了扱いしない。

自分用

ステップ
3ステップ
必要なプラン
Standard+
必要な連携
FORMLOVA

このワークフローが解決すること

フォーム回答が届いても、欠席者だけを抽出し、録画案内や次回案内を送る作業が人の確認待ちになり、対応漏れや遅れが起きやすくなります。

向いているケース

  • セミナー運営
  • イベント申込管理

実行後の状態

実行条件を確認してプロンプトを実行すると、欠席者だけを抽出し、録画案内や次回案内を送る状態になり、担当者は次に見るべき対応だけを確認できます。

設定メモ

  • AIクライアントにFORMLOVA MCPを接続し、対象フォームの回答を読む権限と更新する権限を確認します。
  • 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。
  • 必要プランはStandard以上です。ネイティブメールはツールが求める宛先・文面・日時の確認と月間送信枠に従います。
  • 業務ラベルはstatusに入れません。更新直前に既存tags/notesを取得し、タグ20件・各50文字以内で既存値を保持して追記します。取得不可・上限超過は確認待ちにします。
  • 条件付き一括送信はフォーム内の出欠設問を対象にします。外部出欠だけの場合は、確認済み回答IDへの通常の個別返信で対応でき、この経路だけならFreeで利用できます。

よくある質問

既存フォームでも使えますか?

使えます。既存フォームの回答項目を見ながら、必要なスロットに対応するフィールドを選べば運用できます。

背景を読む

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