ウェビナー欠席者フォロー
イベントStandard+
説明
ウェビナー欠席者フォローは、フォーム送信後の回答を起点に、確認、分類、通知、記録、フォローアップを一つの流れとして扱うFORMLOVA公式ワークフローです。対象回答と利用条件をAIチャットで確認し、次の対応を進めます。
3ステップ
- 1
新規回答を確認
チャット実行時に対象回答と必要な日時・根拠を確認します。不足があれば確認待ちにします。
- 2
次の対応を判定
回答内容、スコア、日時、カテゴリから次に必要な処理を決めます。
- 3
運用に反映
権限・対象・文面を確認して実行し、実行結果と予定を区別します。業務タグ・メモは既存内容を保持して追記します。
プロンプト例
目的: ウェビナー欠席者だけを抽出し、録画案内または次回案内を送る。
使う項目: 回答者メールアドレス、回答内容、実施日時。回答内容から参加状況または欠席理由を確認する。
条件: 欠席または未参加なら録画URLと次回日程を案内し、参加済みなら通常フォローから除外する。
実行: 対象フォームの出欠を記録した設問名と値を確認する。その設問で欠席が確認できる場合だけ filter_responses の field_label 条件で対象を確認し、send_filtered_email で録画URL・次回日程・宛先をプレビュー確認して送る。外部出欠記録やtags/notesの値はこのフィルタの設問条件として使えないため、その場合は利用者が欠席と照合確認した回答IDごとに reply_to_respondent で個別返信する。出欠不明を欠席にせず、実送信確認後だけ「欠席フォロー済み」を業務タグにする。
実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。
記録: update_response のstatusは new / in_progress / resolved / spam のみ。新規の未完了回答を扱うときは status="in_progress" とし、既存のresolved/spamを勝手に戻さず、対応完了を確認したときだけresolvedにする。業務タグやnotesの更新直前に search_responses で既存値を取得する。tagsは既存タグと追記分を重複除去した全配列(20件以内・各50文字以内)、notesは既存内容を保持して追記した全文を渡す。取得できない・上限を超える場合は上書きせず確認する。予定・下書きと実行結果を分け、送信・保存・参加を確認前に完了扱いしない。
自分用
- ステップ
- 3ステップ
- 必要なプラン
- Standard+
- 必要な連携
- FORMLOVA
このワークフローが解決すること
フォーム回答が届いても、欠席者だけを抽出し、録画案内や次回案内を送る作業が人の確認待ちになり、対応漏れや遅れが起きやすくなります。
向いているケース
- セミナー運営
- イベント申込管理
実行後の状態
実行条件を確認してプロンプトを実行すると、欠席者だけを抽出し、録画案内や次回案内を送る状態になり、担当者は次に見るべき対応だけを確認できます。
設定メモ
- AIクライアントにFORMLOVA MCPを接続し、対象フォームの回答を読む権限と更新する権限を確認します。
- 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。
- 必要プランはStandard以上です。ネイティブメールはツールが求める宛先・文面・日時の確認と月間送信枠に従います。
- 業務ラベルはstatusに入れません。更新直前に既存tags/notesを取得し、タグ20件・各50文字以内で既存値を保持して追記します。取得不可・上限超過は確認待ちにします。
- 条件付き一括送信はフォーム内の出欠設問を対象にします。外部出欠だけの場合は、確認済み回答IDへの通常の個別返信で対応でき、この経路だけならFreeで利用できます。
よくある質問
既存フォームでも使えますか?
使えます。既存フォームの回答項目を見ながら、必要なスロットに対応するフィールドを選べば運用できます。
背景を読む
ウェビナー申込み管理ガイド -- 申込管理・確認メール・リマインド・フォロー設計ウェビナー申込み管理・ウェビナー申込管理を、申込フォーム、確認メール、リマインド、参加者リスト、欠席者フォローで整理します。Workflow Placeから公式レシピを見つけてチャットで設定する方法FORMLOVAのWorkflow Placeで公式ワークフローレシピを見つけ、プロンプトをコピーしてフォーム回答後の運用をチャットから設定する方法を紹介します。フォーム自動化の始め方 -- 自動返信・振り分け・Sheets連携・MCP運用のまとめフォーム自動化を、AIワークフロー、営業自動化、自動返信、通知、振り分け、ステータス管理、Sheets連携、MCP運用まで整理します。
