問い合わせ自動応答+エスカレーション
問い合わせStandard+
説明
問い合わせ自動応答+エスカレーションは、フォーム送信後の回答を起点に、確認、分類、通知、記録、フォローアップを一つの流れとして扱うFORMLOVA公式ワークフローです。対象回答と利用条件をAIチャットで確認し、次の対応を進めます。
3ステップ
- 1
新規回答を確認
チャット実行時に対象回答と必要な日時・根拠を確認します。不足があれば確認待ちにします。
- 2
次の対応を判定
回答内容、スコア、日時、カテゴリから次に必要な処理を決めます。
- 3
運用に反映
権限・対象・文面を確認して実行し、実行結果と予定を区別します。業務タグ・メモは既存内容を保持して追記します。
プロンプト例
目的: 問い合わせ受付、自動返信、カテゴリ分け、エスカレーションを一連で処理する。
使う項目: 回答者メールアドレス、回答内容、担当者。回答内容から問い合わせ種別、緊急度、返信に必要な情報を抽出する。
条件: 障害・返金・解約は優先、営業相談は営業担当、一般質問は通常対応に分ける。
実行: 受付文は update_email_template の auto_reply で確認・設定する。分類と担当者候補の整理はチャット実行時に行い、業務タグを「通常対応」「優先対応」「営業対応」に分け、担当者候補と期限をnotesへ残す。AIによる分類と担当通知が常時自動で動くとは扱わない。
実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。
記録: update_response のstatusは new / in_progress / resolved / spam のみ。新規の未完了回答を扱うときは status="in_progress" とし、既存のresolved/spamを勝手に戻さず、対応完了を確認したときだけresolvedにする。業務タグやnotesの更新直前に search_responses で既存値を取得する。tagsは既存タグと追記分を重複除去した全配列(20件以内・各50文字以内)、notesは既存内容を保持して追記した全文を渡す。取得できない・上限を超える場合は上書きせず確認する。予定・下書きと実行結果を分け、送信・保存・参加を確認前に完了扱いしない。
自分用
- ステップ
- 3ステップ
- 必要なプラン
- Standard+
- 必要な連携
- FORMLOVA
このワークフローが解決すること
フォーム回答が届いても、問い合わせ受付から自動返信、カテゴリ分け、エスカレーションまでまとめる作業が人の確認待ちになり、対応漏れや遅れが起きやすくなります。
向いているケース
- 問い合わせ窓口
- 少人数サポート
実行後の状態
実行条件を確認してプロンプトを実行すると、問い合わせ受付から自動返信、カテゴリ分け、エスカレーションまでまとめる状態になり、担当者は次に見るべき対応だけを確認できます。
設定メモ
- AIクライアントにFORMLOVA MCPを接続し、対象フォームの回答を読む権限と更新する権限を確認します。
- 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。
- 必要プランはStandard以上です。ネイティブメールはツールが求める宛先・文面・日時の確認と月間送信枠に従います。
- 業務ラベルはstatusに入れません。更新直前に既存tags/notesを取得し、タグ20件・各50文字以内で既存値を保持して追記します。取得不可・上限超過は確認待ちにします。
よくある質問
既存フォームでも使えますか?
使えます。既存フォームの回答項目を見ながら、必要なスロットに対応するフィールドを選べば運用できます。
背景を読む
問い合わせフォームの対応管理まとめ -- 対応漏れ・担当者不明・営業メールを防ぐ設計問い合わせフォームの対応管理を、カテゴリ設計、自動返信、担当者、ステータス管理、営業メール除外、CSV/Sheets連携まで整理します。問い合わせフォームをカテゴリ別に自動振り分けする方法FORMLOVAのワークフロー機能で、問い合わせフォームの回答をカテゴリ別に自動振り分けする方法を紹介します。技術サポートはCS担当へ、営業はSalesチームへ。チャットで1文伝えるだけで設定できます。回答一覧を絞り込み、ステータス管理する方法FORMLOVAでは、公開後の回答一覧をチャットで確認し、条件で絞り込み、そのまま詳細確認やステータス更新まで進められます。この記事では、その実際の流れを紹介します。
