問い合わせフォームを公開すると、さまざまな種類の問い合わせが混ざって届きます。
技術的な質問、営業への相談、請求に関する確認、一般的な問い合わせ。全部が1つの受信箱に入ってきて、誰かが目で見て振り分ける。この手作業が、対応のボトルネックになっていることは少なくありません。
FORMLOVAのワークフロー機能を使えば、フォームの回答が届いた瞬間に、カテゴリに応じて自動的にメールの送り先を変えることができます。この記事では、その設定方法を具体的に紹介します。
この記事でやること
- 問い合わせフォームを作る
- カテゴリ別の振り分けワークフローを設定する
- 自動返信メールも合わせて設定する
スタンダードプラン以上で利用できます（ワークフローのメール送信アクションはスタンダード以上）。
Step 1: 問い合わせフォームを作る
チャットに以下のように伝えるだけで、下書きが作れます。
問い合わせフォームを作ってください。名前、メールアドレス、問い合わせカテゴリ（技術サポート / 営業・見積もり / 請求・支払い / その他）、問い合わせ内容を聞きたいです。
FORMLOVAが先回りして項目を整え、下書きを作ってくれます。カテゴリはドロップダウンまたはラジオボタンで設定されます。
フォームの下書きについては、ワンショットで下書きする方法で詳しく書いています。
Step 2: カテゴリ別の振り分けワークフローを設定する
フォームができたら、次はワークフローです。チャットでこう伝えます。
このフォームにワークフローを設定してください。問い合わせカテゴリが「技術サポート」なら tech-support@example.com に、「営業・見積もり」なら sales@example.com に、「請求・支払い」なら billing@example.com に、それぞれ問い合わせ内容を転送してください。
FORMLOVAは、この1文から3つのワークフローを自動で設定します。
ワークフローの中身
それぞれのワークフローは、以下の構造で動きます。
トリガー: response.created（フォームに回答が届いたとき）
条件: 問い合わせカテゴリフィールドの値を評価
- 演算子は
eq（等しい）を使用 - 「技術サポート」「営業・見積もり」「請求・支払い」のそれぞれに1つずつ
アクション: send_email
- 宛先（to）: カテゴリに対応するメールアドレス
- 件名（subject）: 問い合わせ内容を反映したもの
- 本文（body）: 回答者の名前、メールアドレス、問い合わせ内容を含むHTML
ワークフローはフォーム回答と同時にリアルタイムで実行されます。Cronジョブではなく、回答イベントの発生時に即座に条件評価とアクション実行が走ります。
「その他」の扱い
「その他」を選んだ場合にどうするかも、チャットで指定できます。
「その他」の場合はデフォルトの問い合わせ担当 info@example.com に転送してください。
条件に一致しなかった場合のフォールバックとして、もう1つワークフローを追加するだけです。
Step 3: 自動返信メールを設定する
振り分けと合わせて、回答者への自動返信も設定しておくと丁寧です。
このフォームに自動返信メールを設定してください。「お問い合わせありがとうございます。担当者より折り返しご連絡いたします。」という内容で。
自動返信メールの詳しい設定方法は、自動返信メールを作って調整する方法を参照してください。
応用: もっと細かい条件で振り分ける
カテゴリだけでなく、他のフィールドの値も条件に使えます。
例1: 緊急度が高い問い合わせだけを特別扱いする
フォームに「緊急度」フィールド（低 / 中 / 高）を追加して:
緊急度が「高」の場合だけ、urgent@example.com にも転送してください。
例2: 特定のキーワードを含む場合に通知する
問い合わせ内容に「解約」を含む場合は、retention@example.com にも送ってください。
この場合、条件の演算子は contains（含む）が使われます。
例3: 条件を組み合わせる
カテゴリが「営業・見積もり」で、かつ会社名フィールドが空でない場合は、enterprise-sales@example.com に転送してください。
ワークフローの条件は複数指定でき、すべてANDで評価されます。
ワークフローで使える条件の一覧
参考として、ワークフローの条件で使える演算子を全て載せておきます。
| 演算子 | 意味 | 使用例 |
|---|---|---|
eq | 等しい | カテゴリが「技術サポート」 |
neq | 等しくない | カテゴリが「その他」以外 |
gt | より大きい | 評価が3より大きい |
gte | 以上 | 評価が4以上 |
lt | より小さい | 評価が3より小さい |
lte | 以下 | 評価が2以下 |
contains | 含む | 内容に「解約」を含む |
not_contains | 含まない | 内容に「テスト」を含まない |
is_empty | 空 | 会社名が未入力 |
is_not_empty | 空でない | 電話番号が入力済み |
ワークフローで実行できるアクション
振り分けメールの他にも、ワークフローのアクションとして以下が使えます。
| アクション | 内容 | プラン |
|---|---|---|
| send_email | 条件に合った回答者や担当者にメールを送信 | Standard以上 |
| update_field | フォームの設定値を更新（公開状態、定員、締切） | 全プラン |
| webhook | 外部URLにデータをPOST送信 | 全プラン |
webhookアクションを使えば、Slackの Incoming Webhook やn8nなど外部サービスへの連携もワークフロー内で完結します。
Webhook + CRMマッピングで外部連携
webhookアクションでは、FORMLOVAのフィールドマッピング機能と組み合わせることもできます。
問い合わせが来たら、HubSpotにWebhookでデータを送ってください。名前をfirstnameに、メールアドレスをemailに、会社名をcompanyにマッピングして。
フィールドマッピングIDを指定すると、回答データがCRM側のフィールド構造に変換されてから送信されます。
この方法のメリット
手作業がゼロになる。 回答が届いた瞬間に、条件に合った担当者にメールが届きます。誰かが受信箱を監視して振り分ける必要がありません。
対応速度が上がる。 技術サポートの問い合わせが営業の受信箱を経由せず、直接CS担当に届きます。初動が速くなります。
設定がチャット1文で済む。 管理画面でワークフローを組む必要がありません。やりたいことを自然言語で伝えるだけで、FORMLOVAが設定します。変更もチャットから即座にできます。
あとから条件を変えるのも簡単。 「やっぱり請求関連はbilling-urgent@example.comに変えて」とチャットで言えば、ワークフローが更新されます。
ワークフローのメール送信アクションはスタンダードプラン（480円/月）以上で利用できます。
