未対応問い合わせダイジェスト

問い合わせStandard+

説明

未対応問い合わせダイジェストは、フォーム送信後の回答を起点に、確認、分類、通知、記録、フォローアップを一つの流れとして扱うFORMLOVA公式ワークフローです。対象回答と利用条件をAIチャットで確認し、次の対応を進めます。

3ステップ

  1. 1

    新規回答を確認

    チャット実行時に対象回答と必要な日時・根拠を確認します。不足があれば確認待ちにします。

  2. 2

    次の対応を判定

    回答内容、スコア、日時、カテゴリから次に必要な処理を決めます。

  3. 3

    運用に反映

    権限・対象・文面を確認して実行し、実行結果と予定を区別します。業務タグ・メモは既存内容を保持して追記します。

    Slack

セットアップ手順

セットアップ手順

このワークフローには外部サービスとの連携が含まれます。以下の手順に従ってセットアップしてください。

  1. 1

    新規回答を確認

    チャット実行時に対象回答と必要な日時・根拠を確認します。不足があれば確認待ちにします。

    連携サービス: FORMLOVA
  2. 2

    次の対応を判定

    回答内容、スコア、日時、カテゴリから次に必要な処理を決めます。

    連携サービス: FORMLOVA
  3. 3

    運用に反映

    権限・対象・文面を確認して実行し、実行結果と予定を区別します。業務タグ・メモは既存内容を保持して追記します。

    連携サービス: Slack

プロンプト例

目的: 未対応問い合わせを日次でまとめ、対応漏れを可視化する。 使う項目: 回答者メールアドレス、回答内容、担当者。担当者と最終更新時刻を確認する。 条件: 24時間以上未返信の回答を対象にし、48時間超過は優先度を上げる。対応済みや営業除外は含めない。 実行: 日次確認のたびに回答の受付日時と実際の返信履歴を確認し、24時間・48時間の経過を判定する。更新日時だけで未返信と推測しない。Slack MCPへ担当者別件数、要約、期限超過リストを投稿し、投稿後に「ダイジェスト通知済み」を業務タグへ追加する。未返信の状態は維持する。 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。 記録: update_response のstatusは new / in_progress / resolved / spam のみ。新規の未完了回答を扱うときは status="in_progress" とし、既存のresolved/spamを勝手に戻さず、対応完了を確認したときだけresolvedにする。業務タグやnotesの更新直前に search_responses で既存値を取得する。tagsは既存タグと追記分を重複除去した全配列(20件以内・各50文字以内)、notesは既存内容を保持して追記した全文を渡す。取得できない・上限を超える場合は上書きせず確認する。予定・下書きと実行結果を分け、送信・保存・参加を確認前に完了扱いしない。 外部接続: SlackのMCP接続と、指定した宛先・保存先へ書き込む権限が別途必要です。利用中のMCPに必要な操作がなければ下書きや確認メモまでにします。外部サービスの契約条件はFORMLOVAの必要プランとは別です。 履歴確認: get_email_activity で取得可能な全ページの送信履歴を確認する。送信イベントは個別返信・自動返信を区別できない場合があり、履歴がないだけで未返信と断定しない。実際の返信対応は利用者の確認とnotesも照合し、判断できない場合は確認待ちにする。

自分用

ステップ
3ステップ
必要なプラン
Standard+
必要な連携
FORMLOVASlack

このワークフローが解決すること

フォーム回答が届いても、未対応の問い合わせだけを毎日まとめて確認する作業が人の確認待ちになり、対応漏れや遅れが起きやすくなります。

向いているケース

  • 問い合わせ窓口
  • 少人数サポート

実行後の状態

実行条件を確認してプロンプトを実行すると、未対応の問い合わせだけを毎日まとめて確認する状態になり、担当者は次に見るべき対応だけを確認できます。

設定メモ

  • AIクライアントにFORMLOVA MCPを接続し、対象フォームの回答を読む権限と更新する権限を確認します。
  • 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。
  • SlackのMCP接続と、指定した宛先・保存先へ書き込む権限が別途必要です。利用中のMCPに必要な操作がなければ下書きや確認メモまでにします。外部サービスの契約条件はFORMLOVAの必要プランとは別です。
  • この手順の必要プランはStandard以上です。必要な実アドレス・対象・文面を確認し、ツールの送信確認と月間送信枠に従います。
  • 業務ラベルはstatusに入れません。更新直前に既存tags/notesを取得し、タグ20件・各50文字以内で既存値を保持して追記します。取得不可・上限超過は確認待ちにします。
  • 日次のSlackダイジェストは確認するたびに実行します。ネイティブ定期レポートは未返信者の再判定やSlack投稿を行いません。

よくある質問

既存フォームでも使えますか?

使えます。既存フォームの回答項目を見ながら、必要なスロットに対応するフィールドを選べば運用できます。

背景を読む

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