問い合わせ週次ステータスレポート

問い合わせStandard+

説明

問い合わせ週次ステータスレポートは、フォーム送信後の回答を起点に、確認、分類、通知、記録、フォローアップを一つの流れとして扱うFORMLOVA公式ワークフローです。対象回答と利用条件をAIチャットで確認し、次の対応を進めます。

3ステップ

1
新規回答を確認
チャット実行時に対象回答と必要な日時・根拠を確認します。不足があれば確認待ちにします。
2
次の対応を判定
回答内容、スコア、日時、カテゴリから次に必要な処理を決めます。
3
運用に反映
権限・対象・文面を確認して実行し、実行結果と予定を区別します。業務タグ・メモは既存内容を保持して追記します。

プロンプト例

目的: 問い合わせ対応状況を週次で集計し、滞留と担当偏りを確認する。使う項目: 回答者メールアドレス、回答内容、担当者。各回答のステータス、カテゴリ、最終更新時刻を見る。条件: 新規、対応中、回答済み、期限超過、営業除外を分けて集計する。実行: 週次確認時に対象期間の回答を読み、new、in_progress、resolved、spamを区別する。返信済み・期限超過は返信履歴とnotesの期限から別に判定する。件数、滞留一覧、担当者候補別の負荷、次週の優先事項をまとめ、「週次集計済み」は業務タグに残す。実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。記録: update_response のstatusは new / in_progress / resolved / spam のみ。新規の未完了回答を扱うときは status="in_progress" とし、既存のresolved/spamを勝手に戻さず、対応完了を確認したときだけresolvedにする。業務タグやnotesの更新直前に search_responses で既存値を取得する。tagsは既存タグと追記分を重複除去した全配列（20件以内・各50文字以内）、notesは既存内容を保持して追記した全文を渡す。取得できない・上限を超える場合は上書きせず確認する。予定・下書きと実行結果を分け、送信・保存・参加を確認前に完了扱いしない。履歴確認: get_email_activity で取得可能な全ページの送信履歴を確認する。送信イベントは個別返信・自動返信を区別できない場合があり、履歴がないだけで未返信と断定しない。実際の返信対応は利用者の確認とnotesも照合し、判断できない場合は確認待ちにする。

自分用

ステップ: 3ステップ
必要なプラン: Standard+
必要な連携: FORMLOVA

このワークフローが解決すること

フォーム回答が届いても、問い合わせ件数、未対応、解決済みを週次で集計する作業が人の確認待ちになり、対応漏れや遅れが起きやすくなります。

向いているケース

問い合わせ窓口
少人数サポート

実行後の状態

実行条件を確認してプロンプトを実行すると、問い合わせ件数、未対応、解決済みを週次で集計する状態になり、担当者は次に見るべき対応だけを確認できます。

設定メモ

AIクライアントにFORMLOVA MCPを接続し、対象フォームの回答を読む権限と更新する権限を確認します。
実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。
この手順の必要プランはStandard以上です。必要な実アドレス・対象・文面を確認し、ツールの送信確認と月間送信枠に従います。
業務ラベルはstatusに入れません。更新直前に既存tags/notesを取得し、タグ20件・各50文字以内で既存値を保持して追記します。取得不可・上限超過は確認待ちにします。
週次のステータス別・担当者別集計はチャットで実行します。ネイティブ定期レポートは回答件数のメールであり、この滞留分析を自動で作りません。