面談リマインド送信

採用Standard+

説明

面談リマインド送信は、フォーム送信後の回答を起点に、確認、分類、通知、記録、フォローアップを一つの流れとして扱うFORMLOVA公式ワークフローです。対象回答と利用条件をAIチャットで確認し、次の対応を進めます。

3ステップ

  1. 1

    新規回答を確認

    チャット実行時に対象回答と必要な日時・根拠を確認します。不足があれば確認待ちにします。

  2. 2

    次の対応を判定

    回答内容、スコア、日時、カテゴリから次に必要な処理を決めます。

  3. 3

    運用に反映

    権限・対象・文面を確認して実行し、実行結果と予定を区別します。業務タグ・メモは既存内容を保持して追記します。

プロンプト例

目的: 面談予定者へ適切なタイミングでリマインドを送り、欠席を減らす。 使う項目: 回答者メールアドレス、回答内容。回答内容から面談日時、形式、参加URL、持ち物を抽出する。 条件: 面談日時がある場合は24時間前と2時間前に送る。日時やURLが不足している場合は採用担当へ確認する。 実行: 候補者ごとの面談日時とタイムゾーン、参加方法を確認し、schedule_email で24時間前と2時間前のメールを個別に予約する。フォーム共通の日時に基づくリマインドを候補者ごとの面談日時の代わりにしない。予約成功後は「リマインド予定」、情報不足は「要日程確認」を業務タグにし、「送信済み」は実送信確認後だけ追記する。 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。 記録: update_response のstatusは new / in_progress / resolved / spam のみ。新規の未完了回答を扱うときは status="in_progress" とし、既存のresolved/spamを勝手に戻さず、対応完了を確認したときだけresolvedにする。業務タグやnotesの更新直前に search_responses で既存値を取得する。tagsは既存タグと追記分を重複除去した全配列(20件以内・各50文字以内)、notesは既存内容を保持して追記した全文を渡す。取得できない・上限を超える場合は上書きせず確認する。予定・下書きと実行結果を分け、送信・保存・参加を確認前に完了扱いしない。

自分用

ステップ
3ステップ
必要なプラン
Standard+
必要な連携
FORMLOVA

このワークフローが解決すること

フォーム回答が届いても、面談予定者へ事前リマインドと持ち物案内を送る作業が人の確認待ちになり、対応漏れや遅れが起きやすくなります。

向いているケース

  • 採用担当
  • 応募フォーム運用

実行後の状態

実行条件を確認してプロンプトを実行すると、面談予定者へ事前リマインドと持ち物案内を送る状態になり、担当者は次に見るべき対応だけを確認できます。

設定メモ

  • AIクライアントにFORMLOVA MCPを接続し、対象フォームの回答を読む権限と更新する権限を確認します。
  • 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。
  • 必要プランはStandard以上です。ネイティブメールはツールが求める宛先・文面・日時の確認と月間送信枠に従います。
  • 業務ラベルはstatusに入れません。更新直前に既存tags/notesを取得し、タグ20件・各50文字以内で既存値を保持して追記します。取得不可・上限超過は確認待ちにします。
  • 候補者ごとの面談日時・タイムゾーンと実アドレスを確認します。日時変更・辞退時は予約済みメールを確認して修正または取り消します。

よくある質問

既存フォームでも使えますか?

使えます。既存フォームの回答項目を見ながら、必要なスロットに対応するフィールドを選べば運用できます。

背景を読む

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