改善提案書テンプレート｜基本項目と職場の記入例

改善提案書テンプレート｜基本項目と職場の記入例

改善提案書には、現状の困りごと、原因の仮説、変えたい内容、必要な人手や費用、見込効果、試行と評価の条件を書きます。「こうしたい」という案を、関係者が検討できる形にする書類です。

まずは下のテンプレートへ、確認できた事実と未確認の内容を分けて記入してみてください。提案の提出は採用や実施の決定ではありません。効果も、試す前の見込みと試した後の測定結果を分けて残します。

コピーして使える改善提案書テンプレート

次の様式は、文書や表計算へコピーして使えます。社内に指定様式がある場合は、その項目に合わせて調整してください。分からない欄は推測で埋めず、「未確認」と確認先を添えます。

件名：
提案日：
提案者・部署・連絡先：
検討をお願いする窓口：

1. 現状の困りごと：
   対象の作業・場所・起きる場面：
   確認できた事実と記録の期間：
   まだ調べていないこと：
2. 原因の仮説（確定した原因とは分ける）：
3. 改善案（現在のやり方→変える内容）：
   今回は変えない範囲：
4. 必要な人手・時間・物品・費用：
   見積済み／概算／未確認の区別：
5. 見込効果（実績ではない）：
   何がどう変わると考えるか：
   見込みの根拠と前提：
6. 試行案：
   対象・期間・開始前に確認する相手：
   記録する項目・記録方法・担当候補：
   中止・元に戻す条件：
7. 評価方法：
   試行前後で比較する条件：
   継続・修正・見送りを相談する日と相手：
8. 検討時に確認してほしい点：

検討後の記録（提出時は未決定）
- 判断・理由・確認日・確認した担当：
- 追加で必要な情報・次に確認する人：
- 試行を認める場合の範囲・条件：

原因がまだ分からなくても、提案の入口になります。「補充に時間がかかる。置き場が分散していることが関係していそう」のように、観察と仮説を分けて書けると、検討側が次に何を確かめるか考えられます。

一つの提案には、一つの困りごとを置きましょう。備品の保管方法と会議資料の作り方を同じ提案へまとめると、どの変更にどれだけ手間が必要か比較しづらくなります。

基本項目は「現状・案・効果」に検討条件を足す

中特グループの社内報に掲載された改善提案シートでも、現状の問題点、改善案、効果を分ける構成が見られます。本記事では、その三つに原因仮説、必要資源、試行条件を加え、実施前の検討に使える独自の様式にしています。

「使いづらい」だけなら、いつ、何を探すときに困ったかを足します。「全員が困っている」と広げず、確認した人や期間の範囲で書くと、読む側も判断しやすくなります。

記入例：事務所の備品置き場と補充記録を見直す

以下は書き方を示す架空の例です。人数、期間、件数、金額はすべて編集上の設定です。実際の測定値、改善実績、採用済みの提案ではありません。貸出品の返却管理ではなく、消耗品の置き場と補充の確認を対象にしています。

案を一つに絞れない場合は、比較対象も短く添えます。この例なら「棚の統合はせず、二つの棚へ同じ案内を付ける案」もあります。準備の手間や使う人への影響を比較し、結論が決まっていないことを明記しましょう。

原因の仮説と、見込効果の書き方

「担当者の注意不足」と人へ原因を決めつける前に、定位置の表示、補充記録、共有方法など、確かめられる仕組みに目を向けます。原因欄には、「表示がないためではないか。利用者への確認はこれから」と書けます。

効果欄も「業務効率が上がる」で終えず、何が変われば改善と判断できるかを具体化します。例では、探し直しが減ることと、補充の記録が負担になりすぎないことを確認します。金額へ換算できない場合は、無理に年間削減額を作る必要はありません。

仮の計算を使うなら、式と前提を並べます。「1回の探し直しが仮に2分、週に仮に4件減るなら、週8分相当の見込み」のように書き、実測ではないと添えます。頻度や所要時間が未確認なら、その値を確かめることも試行の目的です。

準備にかかる時間や、補充を記録する時間も忘れずに見ます。減る作業だけを数えると、別の人へ手間を移した案を成果と誤解しやすくなるからです。

試行前に、比べ方と見直す日を決める

小さく試す案でも、対象、期間、関係者への確認、記録方法を先にそろえます。何を比べるかが決まらないまま始めると、「使いやすくなった気がする」という感想だけが残ります。

同じ文具を同じ日数で比べても、来客数や出社人数が違えば利用状況は変わります。件数の横に、利用が少なかった日や特別な事情を残してみてください。短い試行で差が出ても、それだけで変更が原因だと確定しないようにします。

判断の場では、継続だけでなく、ラベルの位置を修正する、対象を狭めて再度試す、元へ戻すという選択も用意します。社内の指定窓口が試行範囲を確認し、必要な判断をする流れに合わせてください。

検討結果を会議で決めたときは、議事録の決定事項と保留事項へ残せます。まだ相談中の案を決定事項へ移さず、追加確認の担当と日付を分けて記録します。

FORMLOVAで改善提案の受付項目をそろえる

部署から継続して案を募るなら、現状、変更案、見込効果、試行条件を同じ欄で集める方法があります。設計全体はフォーム作成ガイド、入力形式はフォームの質問項目と例で確認できます。

対応するAIチャットへFORMLOVAを接続したら、次の依頼文を下書きの作成に使えます。

職場の改善提案を受け付けるフォームを、未公開の下書きとして作ってください。件名、提案者と部署、対象作業、現状の事実と記録期間、未確認事項、原因仮説、改善案、変えない範囲、必要な人手と費用、未測定の見込効果、試行範囲と期間、比較する項目、中止条件、相談窓口を分けます。原因仮説は確定事実でなく、見込効果は実績でないと説明してください。添付やパスワードの入力は使いません。公開、通知、採用判断、担当割当、試行の実施は行わないでください。

これは依頼文の例です。実際の出力や採用結果ではありません。下書きができたら、架空例を使い、現状と仮説、見込と実測を別々に書けるか確認します。必須項目を増やしすぎず、未確認と答えられる案内も添えましょう。

フォームへの提出は提案情報の受付です。採用、予算や担当の確定、試行の開始、効果の実現を示しません。ここで紹介する無料範囲では、添付や自動リマインドを使わず、文章の項目をそろえています。

提出後は、受付と検討結果を分けて残す

提出した案には、受付日と検討結果を別に残します。不足情報があるなら、何を誰へ確認するかを書き、保留なら再確認する条件を添えます。返事がないことを採用とも不採用とも決めつけないようにしましょう。

案を修正したときは、変更箇所と版を分かるようにします。たとえば試行する棚を変えたなら、元の対象と新しい対象を残し、以前の条件への了承を新しい案への了承と扱わないようにします。

採用後に具体的な作業を頼む段階では、社内向け依頼書のテンプレートで成果物と希望期限、受け手の確認条件を整理できます。まずは一つの困りごとを、事実・仮説・案・評価条件へ分けるところから始めてみてください。

よくある質問

改善案だけを短く書いてもよいですか？

入口の相談なら、困っている場面と変えたい内容を短く伝える方法があります。検討へ進めるときは、確認済みの事実、必要な手間、まだ分からないことを足します。欄をすべて埋めることより、何を確かめれば判断できるかが分かる形を目指しましょう。

効果を数字で書けない場合は？

数字がないことと、効果がないことは別です。「置き場所を聞かずに見つけられるようにしたい」など、期待する状態を具体化し、試すときの確認方法を相談します。測っていない削減時間や金額を実績として書かず、確認できた結果を後から追記してください。

受付フォームと文書は併用できますか？

文書は一つの案を説明したいとき、フォームは複数の案を同じ項目で集めたいときに使えます。併用するなら正本を決め、内容を直したときにどちらを更新したか分かるようにします。記録を受け付けた段階と、確認担当が案を検討した段階は分けて残します。

執筆・確認情報

筆者はFORMLOVAを開発しています。2026年11月7日に現行の料金定義とフォーム作成・回答収集の仕様、中特グループの公開PDFを確認しました。様式、架空例、依頼文、図は独自の編集提案です。実際の改善、採用、効果測定を報告する記事ではありません。社内の指定様式と確認手順へ合わせて使ってください。安全・医療・法務上の判断や、承認の自動化は対象外です。