未フォロー回答リマインド

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説明

未フォロー回答リマインドは、フォーム送信後の回答を起点に、確認、分類、通知、記録、フォローアップを一つの流れとして扱うFORMLOVA公式ワークフローです。対象回答と利用条件をAIチャットで確認し、次の対応を進めます。

3ステップ

  1. 1

    新規回答を確認

    チャット実行時に対象回答と必要な日時・根拠を確認します。不足があれば確認待ちにします。

  2. 2

    次の対応を判定

    回答内容、スコア、日時、カテゴリから次に必要な処理を決めます。

  3. 3

    運用に反映

    権限・対象・文面を確認して実行し、実行結果と予定を区別します。業務タグ・メモは既存内容を保持して追記します。

プロンプト例

目的: フォローが必要なまま残っている回答を検知し、担当者へリマインドする。 使う項目: 回答者メールアドレス、回答内容、評価スコア。ステータス、担当者、最終更新時刻、次回対応日を確認する。 条件: 要フォローで24時間以上更新がない回答を通知し、48時間超過は優先度を上げる。完了済みは除外する。 実行: チャットで確認するたびに未完了回答のnotesと get_email_activity の取得可能な送信履歴を照合し、確認できた最終対応時刻から24時間・48時間の経過を判定する。送信イベントだけでは個別返信か自動返信か判別できない場合があるため、未返信を断定できなければ利用者へ確認する。現時点の未対応理由、次アクション、期限を担当者別にまとめ、利用者が指定した担当者の実アドレスへ send_bulk_email の emails でプレビュー確認後に通知する。業務タグは実送信後だけ「フォロー再通知済み」とし、未完了の業務は閉じない。このプロンプトは24/48時間後の自動再判定を設定しないため、確認時点ごとに再実行する。 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。 記録: update_response のstatusは new / in_progress / resolved / spam のみ。新規の未完了回答を扱うときは status="in_progress" とし、既存のresolved/spamを勝手に戻さず、対応完了を確認したときだけresolvedにする。業務タグやnotesの更新直前に search_responses で既存値を取得する。tagsは既存タグと追記分を重複除去した全配列(20件以内・各50文字以内)、notesは既存内容を保持して追記した全文を渡す。取得できない・上限を超える場合は上書きせず確認する。予定・下書きと実行結果を分け、送信・保存・参加を確認前に完了扱いしない。

自分用

ステップ
3ステップ
必要なプラン
Premium+
必要な連携
FORMLOVA

このワークフローが解決すること

フォーム回答が届いても、フォローが必要なまま残っている回答だけを通知する作業が人の確認待ちになり、対応漏れや遅れが起きやすくなります。

向いているケース

  • カスタマーサクセス
  • 継続フォロー

実行後の状態

実行条件を確認してプロンプトを実行すると、フォローが必要なまま残っている回答だけを通知する状態になり、担当者は次に見るべき対応だけを確認できます。

設定メモ

  • AIクライアントにFORMLOVA MCPを接続し、対象フォームの回答を読む権限と更新する権限を確認します。
  • 実行範囲: FORMLOVAを接続したAIチャットから対象を確認して実行する再利用プロンプトです。貼り付けただけで常時監視や定期実行は始まりません。自動実行は実ツールで保存・確認できた設定だけが対象です。対象・日時・判断材料が不足する場合は確認し、推測で補いません。
  • この手順の必要プランはPremium以上です。必要な実アドレス・対象・文面を確認し、ツールの送信確認と月間送信枠に従います。
  • 業務ラベルはstatusに入れません。更新直前に既存tags/notesを取得し、タグ20件・各50文字以内で既存値を保持して追記します。取得不可・上限超過は確認待ちにします。
  • 担当者通知にはPremiumの一括メール、送信履歴確認にはStandard以上のメール履歴機能を使います。24/48時間の未対応判定は確認時点ごとにチャットで行い、常時監視は設定しません。

よくある質問

既存フォームでも使えますか?

使えます。既存フォームの回答項目を見ながら、必要なスロットに対応するフィールドを選べば運用できます。

背景を読む

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