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注意: この機能はスタンダードプラン以上です。
フォームを公開したあと、次に手がかかるのは参加者への連絡です。とくに申し込み直後の自動返信は、文面をどうするか、どこまで情報を入れるか、硬すぎないかを考え始めると意外と止まります。FORMLOVAでは、そこをゼロから書かなくても大丈夫です。まずは「自動返信メールを作成してください」と頼むだけで件名と本文の骨子が出てきて、そのあと「もう少しカジュアルにして」のような短い一言で調整できます。今回は、ウェビナー申込フォームに返す自動返信メールを例に、その流れを見ていきます。
最初は「作成してください」で十分です
今回の最初の入力は、これだけです。
自動返信メールを作成してください。
ここでも大事なのは、最初から本文を細かく説明しなくていいことです。どんな件名にするか、申込内容をどこまで載せるか、署名をどうするか。そうしたことを最初から全部決めなくても、まずはたたき台を出してもらえます。
私はこの流れがかなり実務向きだと思っています。メール文面は、白紙から書くのが一番重いからです。逆に一度骨子が出てしまえば、そこからの調整はかなり軽くなります。
FORMLOVAは、件名と本文の流れをまず作ってくれます
今回の返答では、まず件名が出てきました。
【申し込み受付完了】ウェビナー参加申し込みを承りました
そのうえで、本文の構成も要約して返しています。今回の例では、次の流れでした。
- 申込者名への呼びかけ
- 受付完了の案内
- 申込内容の表示
- 開催詳細は追って連絡する旨
- 問い合わせ先
- 署名
この返し方が良いのは、完成文だけを押し付けていないことです。まず件名がどうなったかを見せて、そのあと本文の流れを理解しやすい形で返してくれます。これなら、「この構成でよさそう」「ここだけ変えたい」がすぐ判断できます。
さらに返答の最後では、差出人名、返信先メールアドレス、ロゴの設定が必要なら指示できること、テスト送信も可能であることまで案内していました。つまり、ただ文面を作るだけではなく、そのあと何を整えればいいかまで自然につないでくれます。
私はここが、FORMLOVAらしいところだと思っています。最初の案を出して終わりではなく、次の作業まで前提に入っているんです。
「もう少しカジュアルにして」で、そのまま直せます
初稿が出たあと、今回の次の入力はこれでした。
もう少しカジュアルにして
この一言だけで、FORMLOVAは自動返信メールを書き直して更新しています。
今回の返答では、何を変えたかをちゃんと要約していました。
- 件名の「申し込み受付完了」を「受付完了🎉」に変更
- 呼びかけを「様」から「さん」に変更
- 文体を敬語ベースのまま柔らかく調整
- 絵文字を要所に追加
- 締めを「当日、一緒に楽しみましょう 🚀」に変更
この返し方がかなり便利です。調整後の全文を読む前に、まず変更点を把握できるからです。「何が変わったのか」をこちらで探しにいかなくてよいので、意思決定が速くなります。
私はこの guide で、ここを特に見てほしいです。FORMLOVAの強みは、最初のたたき台を出すことだけではありません。そのあとを、曖昧な自然言語で調整できることです。
最後にテスト送信まで自然につながります
調整のあと、FORMLOVAはこう続けています。
テスト送信しますか？
この流れが自然なのがいいです。メールは、文面を作って終わりではありません。実際に自分で受け取って確認したいですし、差出人名や返信先の見え方も見ておきたいです。だから、次の一手がテスト送信になるのはかなり実務的です。
今回の guide では、ここまでをひとつの流れとして見せるのが大事だと思っています。
- まず自動返信を作る
- トーンを調整する
- テスト送信へ進む
この順番なら、メール運用に慣れていない方でもかなり進めやすいです。最初から完璧な文面を作る必要はありません。まず出して、少し寄せて、最後に確認する。この進め方のほうが、実際にはずっと速いです。
最初に確認するのは、文面の完成度より方向性です
自動返信メールの最初の下書きで見たいのは、細部の言い回しより方向性です。
今回の例でいうと、まず見るべきなのは次の点です。
- 件名が用途に合っているか
- 本文の流れに抜け漏れがないか
- トーンが硬すぎないか、軽すぎないか
- 申込者にとって不安が減る内容になっているか
逆に、この段階で細かい一語一句を詰めすぎなくても大丈夫です。そこはあとから「もっとカジュアルにして」「開催概要も少し入れて」「問い合わせ先を前に出して」のような短い一言で調整できます。
つまり、この guide の主役は「完成文」ではありません。会話でメール文面を前に進められることです。そこがわかると、自動返信メールの心理的なハードルがかなり下がります。
この flow をそのまま真似すれば大丈夫です
最初に試すなら、この順番で十分です。
自動返信メールを作成してください。- 件名と本文の流れを確認する
もう少しカジュアルにして- 変更点を確認する
- テスト送信へ進む
この流れなら、白紙からメールを書く負担をかなり減らせます。
とくにウェビナー、問い合わせ受付、アンケート回答後の連絡のように、ある程度型があるメールには向いています。最初のたたき台をFORMLOVAに任せて、最後の温度感だけ自分で整える。この役割分担がいちばん扱いやすいと思っています。
もし最初に何を打てばいいか迷ったら、これで十分です。
自動返信メールを作成してください。
そこから件名と本文の骨子を見て、必要なところだけ直していきましょう。
