面談記録のテンプレート｜発言・事実・合意を分ける記入例

面談記録のテンプレート｜発言・事実・合意を分ける記入例

面談記録には、日時と参加者、話した目的、本人の発言、確認した事実、合意事項、未確認事項、次にすることを残します。職場の1対1面談なら、本人への内容確認と共有範囲も別の欄にすると、「話したこと」がそのまま「決まったこと」になるのを防げます。

下の空欄をコピーし、まずは一回分をまとめてみてください。紙や文書でも使える形です。記入例は架空の業務相談にそろえ、発言の主語と、どこまで確かめた内容なのかが分かる書き方を紹介します。

コピーして使える面談記録テンプレート

面談が終わった後に、次の確認へつなげるための基本形です。全文を再現する会話録ではなく、本人が伝えたことと、面談で決めたことを読み直せるメモにします。

【職場の1対1面談記録】
面談日・時間：
参加者（本人／面談担当）：
今回の目的・相談したいこと：
前回の確認事項と、その後に確認できたこと：

本人の発言・希望（誰が、何を話したか）：
確認した事実（対象期間・根拠・確認者）：
面談担当の見方・提案（発言や事実と分ける）：
合意したこと（誰と、何について）：
未確認・意見が一致していないこと：

次にすること（内容／担当／確認予定日）：
本人への内容確認：未確認／確認を依頼中／確認済み／修正あり
確認した範囲・確認日・修正内容：
共有する内容・相手・目的：
共有範囲の本人確認：未確認／確認済み／追加確認が必要
次回面談・確認の予定：

必要な欄だけ残して構いません。「事実を確認していない」「提案したが合意していない」も記録できることが大切です。前回の宿題がない初回面談なら、前回欄は「初回のため該当なし」にします。空欄のままにするより、記入漏れなのか、対象外なのかが分かります。

本人への確認は、文章の一部だけを見てもらう場合もあります。「確認済み」だけで閉じず、「本人発言欄と次回の予定を確認」のように範囲を添えましょう。内容を見たことと、記載された提案すべてに同意したことは同じではありません。

発言・事実・合意を別の文にする

「本人は仕事に余裕がない」という一文だけでは、本人の発言なのか、面談担当の見方なのかが分かりません。主語を置き、本人が言ったこと、資料などで確認したこと、これから確かめることを分けます。

本人の言葉を短く引用する場合は、意味が変わらない部分を選びます。要約なら「本人の説明を要約」と添え、引用した発言のように見せないようにします。「積極性がない」といった人物への評価に置き換えるより、今回の場面で何を話したかを残す方が、次回に確かめる点を見つけやすくなります。

人事院の人事評価の面談に関する手続ガイドには、目標や懸念を面談で確かめること、職務上の行動を事実として記録する例があります。これは公務の人事評価に関する資料です。ここでは、発言と確認事実を分ける際の参考とし、一般の職場に同じ評価手続を求めるものとしては扱いません。

面談前に何を尋ねるかを整えたい場合は、ヒアリングシートのテンプレートを先に使えます。このページで残すのは、質問への回答を集める準備ではなく、面談後に確認と対応を引き継ぐための記録です。

架空の業務相談を同じ欄へ記入した例

次は、問い合わせ対応と見積作成の時間が重なる、という相談の記入例です。実際の面談記録ではありません。人物名を使わず、本人と面談担当の役割で書いています。

【職場の1対1面談記録】
面談日・時間：11月10日 10:00〜10:25
参加者：本人（受注担当）／面談担当（業務責任者）
目的：午前の問い合わせ対応と見積作成の重なりを確認する
前回の確認事項：初回のため該当なし

本人の発言・希望：
本人は「午前中に問い合わせが重なると、見積作成が後ろへずれる」
と話した。午前に見積へ集中できる時間を設けたいと希望した。

確認した事実：
対象週の作業一覧を双方で確認。未処理の見積があることを確認した。
問い合わせの時間帯ごとの件数は、まだ集計していない。

面談担当の見方・提案：
午前の受付担当を交代で置く案を提示。変更の可否は未確認。

合意したこと：
本人が作業の重なった場面を整理し、次回に双方で見直す。
受付担当の変更や人員追加については決定していない。

未確認事項：
問い合わせが集中する時間帯、他担当への影響、担当変更の可否。

次にすること：
本人：対象週の作業一覧に重なった場面を追記／11月12日確認予定。
面談担当：変更案を検討する相手と手順を確認／11月13日確認予定。

本人への内容確認：確認を依頼中
確認する範囲：本人の発言・希望、合意したこと、次回予定。
確認日・修正内容：未確認のため、確認後に追記。

共有する内容・相手・目的：
業務責任者への相談案は、作業の重なりと担当変更の検討点だけを想定。
共有範囲の本人確認：追加確認が必要。共有前に内容と相手を確かめる。
次回予定：11月13日、作業一覧と検討手順を確認する。

この例の「本人が整理する」は合意した行動ですが、「担当を変更する」は提案の段階です。似た話題でも欄を分ければ、誰かが決定済みだと思って動くことを避けられます。予定日があるだけで対応完了にはせず、その日に何を確認したかを後から追記します。

本人への確認と、共有する範囲をそろえる

記録を見せるときは、「こちらの理解が合っているか、本人の発言と次にすることを確認してください」と範囲を伝えます。修正があれば、元の意味を勝手に整えず、どの表現をどう直したかを残します。確認を依頼した時点で「本人確認済み」にはしません。

共有先も「関係者」とひとまとめにせず、相手と目的を特定します。「業務の調整担当へ、作業が重なる時間帯の検討点を共有する」のように、必要な部分を説明できる状態にします。面談した人の発言すべてを、そのまま全員へ配る前提にしないことが大切です。

厚生労働省のキャリア面談前の準備シートの例は、本人が同意した事項に限り、上司や人事へ共有する運用を説明しています。専門的なキャリア面談の資料なので、この記事の一般的な業務相談用テンプレートとは利用場面が異なります。ここでは、記録全体と共有する内容を分けて考える参考にしています。

保存場所、見られる人、保存する期間は、職場の定めと記録の目的に沿って決めます。このテンプレートだけで秘密保持や閲覧制限が設定されるわけではありません。健康、家庭事情、評価などの機微な情報を、入力例を埋めるために追加しないようにします。

FORMLOVAで面談記録の下書きを試す

FORMLOVAは、対応するAIチャットからフォームを作成・管理できるサービスです。まずは架空の業務相談だけで、必要な欄がそろっているかを未公開の下書きで試せます。入力用のフォームを作ることと、面談内容を共有することは、別の作業として進めます。

無料プランでは、フォーム作成と回答収集を試せます。利用するAIクライアントの条件や費用は別途確認してください。無料登録、メール確認、対応AIチャットへの接続を済ませてから、次の依頼文を使います。登録しただけで記録フォームが自動作成されるわけではありません。

職場の1対1面談後の記録フォームを、未公開の下書きで作ってください。日時、参加者、目的、本人の発言・希望、確認した事実と根拠、面談担当の提案、合意事項、未確認事項、次にすること・担当・確認予定日を分けてください。本人への内容確認は「未確認・確認を依頼中・確認済み・修正あり」から選び、確認した範囲と修正内容を別に残します。共有する内容・相手・目的、共有範囲の本人確認、次回予定も設けてください。本人の発言を人事評価や診断に変えず、提案や保存を合意・承認・対応完了として扱わないでください。架空の問い合わせ対応と見積作成の相談例だけで項目を確かめます。公開、通知、メール送信、外部サービスへの転記はまだしないでください。

これはコピーして試す依頼文で、実際に生成した出力の記録ではありません。返ってきた下書きでは、「未確認」を選べるか、発言と面談担当の提案が別か、共有範囲が単なる一括チェックになっていないかを見ます。項目の形式に迷う場合は、フォーム項目の設計例も参考になります。

一回分を読み返し、次回の確認へつなぐ

実際の面談で使う前に、架空の一件を別の人と読み返してみてください。「誰の言葉か」「何を確かめたか」「何に合意したか」「次は誰が確認するか」が説明なしで分かれば、記録の形を試す準備ができています。長さより、迷う欄がないかを見ましょう。

次回は、前回の対応欄をそのまま「完了」にせず、行ったことと残ったことを追記します。予定の見直しが必要なら、変更した理由と次の確認日を残します。面談回数や入力済み件数だけを、相談が解決した証拠にはしません。

記録を直したときは、修正後の文だけを残して確認の経緯が消えないようにします。たとえば「希望する時間帯を午後から午前へ訂正。本人が発言欄を確認」のように、何を直したかと確認した範囲を短く追記します。共有先へ古い記録を渡していた場合は、どの版を見たかも確かめます。記録の更新だけで、相手へ訂正が伝わったとは扱いません。

用途が複数人の会議であれば、会議の議事録テンプレートの方が、議題と決定事項を整理しやすいです。フォームそのものの作り方を先に確認したい場合は、フォーム作成ガイドから項目の目的を整理できます。

よくある質問

面談の言葉を全部書く必要はありますか

この様式は逐語録ではありません。相談の目的、本人が伝えたこと、確認した事実、合意と未確認、次の対応が分かる範囲にまとめます。短くした結果、希望が決定のように見える場合は、誰の希望なのかを書き足します。

本人に見せたら「合意済み」にしてよいですか

見せただけでは、内容確認や提案への合意が済んだとは言えません。確認を依頼した範囲と返答を残し、発言の訂正、事実の確認、提案への合意を分けて記録します。

採用面接や人事評価にもそのまま使えますか

この記事の範囲は、一般的な職場の業務相談を振り返る記録です。採用、評価、医療・福祉の相談などは、目的と必要な手続が異なります。専用の様式や運用を確認し、このテンプレートをそのまま置き換えにしないようにしてください。

執筆・確認情報

FORMLOVAの開発者として、公開仕様と無料プランの範囲を確認して執筆しました。公式資料と仕様の確認日は2026年11月10日です。テンプレートと記入例はこの記事用に編集した架空の例で、実際の面談、フォーム生成、共有や業務改善の結果を示すものではありません。

人事院の資料は公務の評価面談、厚生労働省の資料は専門的なキャリア面談を対象とします。ここで紹介した書き分け方を、一般職場の法的義務、保存期間、評価基準として扱っていません。まずは発言と確認事実、合意と未確認、共有範囲を分けられるか、一件で確かめてみてください。