電話メモのテンプレート｜不在時の伝言と記入例

電話メモのテンプレート｜不在時の伝言と記入例

電話メモには、受電日時、宛先、相手の会社・名前、用件、折返しの希望、確認した連絡先、受電者を残します。担当者へ渡した後も追うなら、伝達状況と次に確認する時刻を別に置くと、相手の希望を担当者の約束と取り違えずに済みます。

下の空欄をコピーし、まずは一件の電話で使ってみてください。紙でも表計算でも使える形です。記入例は架空の納品時間の相談にそろえ、どこまで確認できたかが分かる書き方を紹介します。

コピーして使える電話メモのテンプレート

不在の担当者へ伝言を残す基本形です。電話中に聞いた内容と、電話を切った後の社内確認を分けています。短い電話でも、用件を聞く前に宛先を決め、相手の名前と連絡先を確認できる場所を残しましょう。

【電話メモ】
受電日時：　　月　日　時　分
宛先（部署・担当）：
相手（会社・部署／名前）：
用件（対象と、確認・相談したいこと）：
相手の希望：折返し希望／相手から再連絡／伝言のみ／未確認
希望時刻・連絡可能な時間帯：
折返し先：
連絡先の確認：復唱して確認／未確認／折返し不要
こちらから伝えた内容：
まだ確認できていないこと：
受電者：

【社内の伝達記録】
伝達先・伝達方法：
伝達日時：
伝達状況：未伝達／伝達済み・確認待ち／担当者確認済み
次に確認する人・時刻：
担当者が確認した内容・その後の対応：

「折返し不要」と「折返し希望を聞いていない」は違います。聞けなかった項目は空欄にせず、「未確認」と書いて残します。相手から再連絡する場合も、予定の時刻を聞いたのか、時刻までは決まっていないのかを分けると読みやすいです。

社内で担当を特定できるなら、受電者欄は部署名や担当記号でも構いません。相手の連絡先は仕事に必要な範囲にとどめ、メモを誰が見られるかも合わせて決めておきます。全員が見られる場所へ、一律に個人の携帯番号を載せる形にはしないようにします。

電話中は「相手・用件・希望」を短く確認する

相手の話を一語ずつ写すより、担当者が判断するための事実を残します。用件は「納品の件」だけで終えず、「何の納品について、何を確認したいか」まで書くと、担当者が聞き直す点を見つけやすくなります。

JEEDの電話取次ぎの教材は、内容を聞く、不明な点を聞き返す、復唱する、取次ぎ先への伝言を作る、という行動を扱っています。ここでは、その基本を一件のメモへ落としています。相手の説明を推測で埋める欄は作りません。

日時や数字は、話し手と受け手が同じ内容を指しているか確かめたい部分です。福岡労働局の電話応対の資料でも、日時・場所・電話番号・担当者名を復唱してメモする考え方が示されています。この表の項目すべてが公的な必須様式という意味ではありません。

相手の希望時間を聞けても、担当者の予定は別です。「希望は本日中と伺いました。担当者へ伝えます」と「本日中に折り返します」は約束する範囲が変わります。担当者しか判断できないことは、確認していないまま確約せず、メモにも「希望」として書きましょう。

記入例：納品時間の変更を確認したい電話

以下は、テンプレートと同じ項目を使った架空の例です。会社名・人名・内容は説明用で、実際の電話記録ではありません。連絡先にも実在する番号は使わず、確認した番号を入れる位置だけ示します。

この時点で分かるのは、相手が納品時間の変更を相談し、12時までの連絡を希望していることです。納品時間が変更された事実や、担当者が折り返した事実はまだありません。用件の一文を「納品は14時以降に変更」と短縮すると、未決定の相談が決定事項に見えてしまいます。

確認後は、担当者が分かったことと実際にしたことを追記します。たとえば「11時40分、担当Aが変更可と確認。11時45分に連絡担当Bへ連絡したと担当Aから報告」のように、確認時刻と行動を分けます。これは書き方の追加例であり、上の電話が実際に完了したという記録ではありません。

伝達済みと、担当者が確認した状態を分ける

メモを送っただけでは、担当者が読んだかどうかは分かりません。次の状態のどれに当たるか、社内で意味をそろえておくと、同じ電話を複数人が取り次ぐときにも追いやすくなります。

折返しまで追う場合は、最後の欄へ「誰が、いつ、何をしたか」を残します。「対応済み」一語だけでは、内容を読んだのか、相手に電話したのかが区別できません。時刻が迫っているのに担当者の確認がないときは、職場で決めた連絡方法へ切り替えます。

図は記録の流れを示す補助図です。FORMLOVAが通話を受けたり、自動で折り返したりする機能の画面ではありません。担当交代で継続業務そのものを渡したい場合は、引継ぎ書のテンプレートと記入例で、業務の前提や判断条件まで整理します。

同じ項目をフォームの下書きで試す

受電者によってメモの並びが変わるなら、空欄テンプレートを入力項目へ置き換えてみませんか。FORMLOVAは、対応するAIチャットからフォームを作成・管理するサービスです。ここではまず、架空の一件だけで未公開の下書きを作り、項目が足りるかを確かめます。

無料プランでフォーム作成と回答受付を試せます。対応AIクライアントの利用条件や費用は別です。登録だけで電話メモが自動作成されるわけではなく、メール確認とAIチャットへの接続を済ませてから依頼します。作成全体の考え方はフォーム作成ガイドも参考にしてください。

社内の電話伝言を記録する、未公開のフォーム下書きを作ってください。受電日時、宛先、相手の会社・名前、用件、折返し希望、希望時間帯、折返し先、連絡先の確認状態、こちらから伝えた内容、未確認事項、受電者を用意してください。相手の希望は「折返し希望・相手から再連絡・伝言のみ・未確認」の選択式にします。社内の伝達記録として、伝達先・方法、伝達日時、「未伝達・伝達済みで確認待ち・担当者確認済み」の伝達状況、次に確認する人と時刻、対応の追記欄を分けてください。折返し希望や保存を、担当者の約束や折返し完了と表示しないでください。実在する名前や番号は使わず、架空の納品時間変更の相談で項目を点検できる形にしてください。公開、通知、メール送信、外部への転記はまだ行わないでください。

これは下書きの依頼例です。実際の生成結果や通話記録ではありません。返ってきた項目を見て、伝達状況が用件と別に置かれているか、未確認を選べるか、希望時間を約束の時刻と表示していないかを確認します。選択肢と自由記述の分け方は、フォーム項目の具体例から調整できます。

最初は一件で、読み返せるかを確認する

最初から受電業務全体を置き換えず、架空の一件を別の人に読んでもらいます。「誰から誰への電話か」「何を判断する必要があるか」「相手は何を希望しているか」「次に誰が確認するか」が、口頭の補足なしで分かるかを見ます。

そのうえで、実運用の保存先、共有できる人、確認する頻度を職場で決めます。下書きは担当者を自動で割り当てるものでも、共有範囲を承認するものでもありません。実際に使い始める前に、不要な個人情報を求める項目がないかも点検しましょう。

よくある質問

紙とフォームは、どちらから始めればよいですか？

まず同じ項目を紙で試しても構いません。用件が短くても伝わるか、未確認の欄を埋められるかを確かめ、その並びをフォームへ移せます。複数人が記録するときに、選択肢や項目順をそろえたいならフォームが候補になります。

相手が折返し不要と言った場合は？

相手の希望を「伝言のみ」などで記録し、確認した内容を残します。担当者へ伝える必要までなくなるとは限りません。こちらで追加の連絡が必要かは、職場の手順と担当者の判断に従います。

急ぎの用件もメモだけで渡してよいですか？

緊急性のある用件は、職場で定めた連絡・判断の手順を優先します。このテンプレートは通常の不在時伝言の記録用です。安全や緊急対応の判断を、メモの選択肢だけで代替するものではありません。

執筆・確認情報

2026年11月9日に、引用資料とFORMLOVAの現行仕様を確認しました。筆者はFORMLOVAの開発・運営に関わっています。テンプレート、架空の記入例、依頼文、図はこの記事独自の編集例です。受電や折返しを実行した事例、業務改善の効果測定ではありません。

問い合わせを送る側として用件をまとめる場合は、問い合わせ文面の書き方を参考にしてください。まずは一件の電話について、相手の希望と確認できた事実を別々に残すところから始めてみませんか。