修理依頼書の書き方と記入例｜Web受付に使える項目も紹介

修理依頼書には、製品名・型番、起きている症状、いつどのような場面で起きたか、連絡先を順に書きます。「故障した」だけでなく、見たことと分かっている範囲を具体的に伝えると、受付担当者が次に確認する内容を整理できます。

メーカーや修理店が専用の用紙やフォームを指定している場合は、そちらを優先してください。以下は、指定書式がない場合や、記入する内容を先に整理したいときの独自テンプレートです。受付が済んだことと、修理できること、保証適用、金額や日程が決まることは別です。

最終確認日: 2026-09-22

コピーして使える修理依頼書テンプレート

必要な項目だけを残して使います。分からない内容を推測で埋めず、「不明」「確認できない」と書いてください。

件名：修理の相談・依頼（製品名）

依頼日：
依頼者名：
返信先（メールまたは電話）：

製品名・メーカー：
型番：
購入時期・購入先（分かる範囲）：

症状：
初めて気付いた時期：
症状が起きた場面・直前の操作：
発生頻度（毎回／ときどき／一度のみ／不明）：
表示されていたメッセージ（あれば）：

添付する写真・資料：
相談したいこと：
連絡を受けやすい時間帯（必要な場合）：

修理店から求められていない番号や証明書まで、一度に付ける必要はありません。購入証明が必要か、製品をいつ送るかなどは、相手の案内に従います。このテンプレートの送付だけで、発送や作業開始の指示が出たことにはなりません。

記入例は「観察したこと」と「希望」を分ける

次は、架空の卓上プリンターについて、修理相談をする例です。実在の故障診断や、特定製品の対処法ではありません。

件名：修理の相談（卓上プリンター）

製品名・メーカー：卓上プリンター（メーカー名）
型番：AB-100
購入時期：2025年ごろ。正確な月は不明です。

症状：印刷指示を出すと、用紙が出ないまま停止しました。
初めて気付いた時期：2026年9月20日
起きた場面：通常の文書を印刷しようとしたとき
発生頻度：その日に2回確認しました。その後は使用していません。
表示：画面に「用紙を確認」と表示されていました。

添付：停止時に撮った画面の写真1枚
相談：修理受付が可能か、確認に必要な情報を教えてください。
返信先：指定の連絡先欄へ記入します。

「モーターが壊れたと思います」のような原因の推測だけより、表示や動きを書く方が、担当者は確認する出発点を持てます。推測を書く場合も、「そう考えた理由」と観察したことを分けます。再現するために無理に動かす必要はありません。

製品名と型番は、分かる範囲で特定する

同じ見た目でも型番が違う製品があります。製品名だけではなく、読める場所に型番表示があれば、その内容を伝えます。見つからない場合は、無理に分解したり危険な場所へ手を入れたりせず、確認できないと書きます。

購入時期は、保証を判断する担当者が追加で確認する場合があります。ただし、購入年月を書いただけで保証対象になるとは限りません。保証条件や必要資料は、メーカーや販売店の案内を確認してください。

受付側のフォームでも、初回からすべてを必須にするかを考えます。型番を確認できない人が相談を送れない設計なら、別の問い合わせ方法を用意するか、「不明」の扱いを決めます。情報が揃わないことと、相談できないことを同じにしないようにします。

症状は場面、時期、頻度に分ける

分からないときの選択肢を用意すると、回答者が無理に確定しなくて済みます。「毎回」と答えるために再試験を求めるような質問文は避けてください。すでに分かっている状況を聞くことが、受付段階の目的です。

症状の選択肢を用意する場合も、「その他」と補足欄を残します。想定した分類に合わない相談を無理に当てはめると、担当者への引き継ぎで意味が変わることがあります。分類は受付を助けるもので、診断結果ではありません。

写真は必要な箇所を安全に確認できる範囲で

写真を求めるなら、何を写してほしいかを説明します。製品全体、型番表示、既に表示されているメッセージなど、確認の目的を分けます。写真だけで状態がすべて判断できるとは案内しません。

発熱、煙、焦げたにおいなど危険が疑われる症状を、撮影のために再現させないようにします。NITEのリユース品に関する資料も、異常や不適切な修理・改造などの注意を扱っています。ここでの写真受付は、分解や継続使用を勧めるものではありません。NITEのリユース品の安全確認資料

危険な状態の相談を通常フォームの返信待ちにしないよう、事業者は製品や地域に合う連絡先・案内を別に定めます。緊急対応の必要性と、通常の見積もり相談を同じ案内にまとめないことが大切です。具体的な修理方法や危険回避の個別判断は、本記事の範囲では扱いません。

画像には関係のない人の顔、住所、画面上の機密情報が写っていないかも確認します。提出できない場合の連絡方法を用意し、写真がないという理由だけで説明を書けなくしないようにします。

パスワードやカード情報を依頼書へ書かない

修理相談の本文や写真に、アカウントのパスワード、端末のパスコード、カード番号を入れないよう案内します。受付フォームは、秘密情報を集める場所として設計しません。

AppleはiPhoneやiPadの修理準備の案内で、パスワードやパスコードなどを他人へ教えないよう説明しています。これはApple製品の具体例であり、他社製品の準備手順を同じにする指示ではありません。製品ごとの公式案内を確認してください。Appleの修理準備ガイド

データのバックアップや発送前の処置も、対象製品と修理方法によって確認が必要です。受付担当者が指定する正式な手順へ案内し、一般の自由記述欄で認証情報を聞かないようにします。

Webフォームへ置き換える項目例

依頼書をそのまま長い自由記述欄へ貼ってもらうより、担当者が確認する順番に項目を分ける方法があります。次は、相談受付を想定した構成例です。

写真の許可形式や容量は、利用するサービスで設定した内容と一致させます。実際に受け付けられない形式を案内しないようにしてください。Googleフォームの提出経路を使う場合は、ファイルアップロードとログイン条件も確認できます。

依頼者が入力しやすい順番と、担当者が読みやすい順番が大きくずれないようにします。最初から細かい契約情報を並べるより、対象と相談内容を説明できる流れを用意する方が合う場合があります。

受付完了で約束する範囲を明確にする

完了画面では「相談を受け付けた」ことを伝えます。修理可能、無償保証、金額確定、訪問日時確定といった判断を、まだ行っていないなら約束しません。

修理の相談を受け付けました。担当者が内容を確認し、追加で必要な情報や今後の手順をご案内します。この時点では修理の可否、保証の適用、費用、作業日時は確定していません。

この文面も、実際の運用に合わせて直します。返答目安を示すなら、対応する時間帯や営業日の扱いを含めて、守れる範囲で案内してください。まだ決まっていない時間を、安心させるためだけに書かないようにします。

訪問日時を聞く場合は希望なのか確定枠なのかを分けます。予約としての設計は、予約フォームの作り方へ分けて確認できます。

受付後に見る人と次の状態を決める

相談が届いたら、誰が最初に読み、追加確認が必要なときに誰が連絡するかを決めます。修理担当者へ渡す前に対象製品を確認するのか、写真の不足を受付担当が聞くのかも整理します。

状態は、例えば「未確認」「内容確認中」「追加情報待ち」「案内済み」のように、次の仕事が分かる言葉で考えます。これは運用例であり、フォームへ入力しただけでこの状態管理が自動で完成するわけではありません。

分類による振り分けを行う場合も、誤分類を直せる担当者を残します。問い合わせの自動振り分けは別の設計テーマです。修理依頼の文章だけで故障原因や保証をAIが確定するものとして扱わないでください。

追加情報を求めるときは、一度に必要な確認をまとめ、相手が分かる範囲で答えられる文面にします。「写真を再提出してください」だけでなく、どの情報が読めなかったか、文字で説明してもよいかを伝えます。添付できない人に同じ提出要求を繰り返さないためです。

返信が届かない場合に備え、受付内容を担当者が確認した状態と、依頼者へ連絡できた状態を分けて記録します。メールが戻ったときの確認先や、別の連絡方法を使う条件を決めておくと、返信したつもりのまま相談が止まる状態を見つけやすくなります。

公開前に依頼者と受付担当の両方で試す

型番が分かる人、不明な人、写真を付けられない人の例で、相談を最後まで送れるかを確認します。危険な症状の例では、再現や撮影を促す文言になっていないか、通常の返信待ちへ誘導していないかを読み直します。

受付担当者は、テスト回答を見て次の確認先を決められるかを確かめます。メール通知を使うなら送達も別に確認します。回答が保存されたことだけで、担当者へ届いたことや修理対応が始まったことにしないようにします。

依頼書からフォームへ変えるときも、メーカー指定の手順がある対象はその案内を優先します。独自フォームですべてを置き換える必要はありません。問い合わせ窓口全体の設計は、問い合わせフォームの運用を参照してください。

FORMLOVAで相談受付を下書きにする

FORMLOVAでは、短文、自由記述、選択肢、ファイル項目などを組み合わせてフォームを作れます。現行実装には回答の検索や対応状態を扱う機能もあり、受付後に内容を確認する仕事を整理できます。

修理相談のフォームを下書きで作って。製品名、型番、症状、発生した状況、写真、返信先を分けたい。型番不明や写真なしでも相談できるようにし、受付と修理確定を区別する案内を確認したい。

ファイル項目の条件、回答を見る担当者、返信の内容は公開前に確かめます。フォーム作成が、故障診断や保証判定を自動化するわけではありません。

FORMLOVAで修理相談の受付を作る

執筆・確認情報

筆者はFORMLOVAを開発しています。2026年9月22日にAppleの製品別修理準備、NITEのリユース品資料、FORMLOVAの項目と回答管理実装を確認しました。テンプレートと記入例は独自の編集例で、メーカー指定書式や修理診断ではありません。実際の修理依頼、保証判断、顧客への送信は行っていません。